Cuando su proveedor emite un DTE, éste es enviado al SII y, aparte, a una casilla de intercambio, que es similar a un buzón de correo donde se reciben los documentos que le envían sus proveedores.

El envío se realiza a través de un correo electrónico con un archivo adjunto (XML) que contiene toda la información del DTE.

Los documentos recibidos en la casilla de intercambio pueden ser luego visualizados en el menú “Documentos Recibidos” usando el botón “Ver PDF”.

Antes de seguir leyendo, debemos adelantar que lamentablmente el sistema de intercambio de información a través de correo electrónico no es 100% confiable, por lo cual, recomendamos siempre revisar los documentos directamente en el Registro de Compras y Ventas del SII.

Si detecta que faltan documentos en el menú “Documentos Recibidos” de SuperFactura, es porque el documento no ha sido enviado a la casilla de intercambio correcta.

¿Como solucionar el problema?

Para resolver el problema, es clave identificar si el documento fue emitido antes o después de comenzar a ser facturador con SuperFactura.

Documentos Emitidos con Anterioridad

Si el documento que falta fue emitido antes de comenzar a ser facturador electrónico con SuperFactura, eso quiere decir que el documento fue recibido por su proveedor anterior.

Si su proveedor anterior era el SII (portal “MIPYME”), entonces pueden solicitar a soporte@superfactura.cl la importación de documentos desde  el respaldo MIPYME a SuperFactura.

Documentos Emitidos con Posterioridad

Si los documentos que faltan fueron emitidos con posterioridad de comenzar a ser facturador electrónico con SuperFactura, se pueden dar dos escenarios:

a) Si solo faltan algunos documentos, pero hay otros, entonces es muy probable que uno o más proveedores aún estén enviando los DTE a la casilla de intercambio de su sistema de facturación anterior. Por lo tanto, si Ud. aún tiene acceso a su sistema anterior, debe revisar si los documentos fueron recibidos ahí.

Los sistemas de facturación debieran actualizar las casillas de intercambio por lo menos una vez al día, sin embargo, no siempre lo hacen así. Por lo tanto, si no recibió un documento específico pero otros sí, le recomendamos contactar a su proveedor y solicitarle que reenvíe dicho documento a la casilla de intercambio de SuperFactura.

También es muy común que algunos proveedores (especialmente grandes empresas) no envíen correctamente los DTE a la casilla de intercambio por problemas generales que se indican más abajo.

Lamentablemente el SII no ofrece ninguna posibilidad de recuperar estos archivos y la única forma es solicitarlos directamente al proveedor que emitió el documento.

b) Si faltan todos los documentos, es posible que esté mal configurada la casilla de intercambio, lo cual se abordará a continuación.

Documentos Recibidos en otra Casilla

En algunos casos, los contribuyentes modifican las casillas de intercambio configuradas en el SII y luego reciben los DTE en una casilla propia en vez de recibirlos en SuperFactura.

Si ha recibido los correos con archivos XML adjuntos en alguna casilla a la cual tiene acceso y desea cargarlos en SuperFactura, simplemente debe reenviar estos correos a la casilla de intercambio de SuperFactura.

Problemas Generales

El modelo de intercambio de información de DTE se basa en simples correos electrónicos con archivos adjuntos. Esto hace que el intercambio de información no sea 100% confiable, ya que muchos sistemas no realizan el envío correctamente o se topan con sistemas de bloqueo de correos electrónicos. Y aunque parezca poco intutitivo, este problema es incluso más común cuando se trata de empresas grandes, ya que estas suelen implementar sistemas de facturacion propios en vez de utilizar soluciones ampliamente probadas por miles de contribuyentes.

Registro de Compras y Ventas del SII

Dado los problemas descritos anteriormente, Ud. debe siempre revisar los documentos recibidos en el Registro de Compras y Ventas del SII, donde encontrará todos los documentos recibidos y además podrá dar los acuses de recibo o rechazo cuando corresponda.

Lamentablmente el listado del SII sólo presenta montos totales y no los detalles, así que en caso de necesitar ver los detalles del documento, es necesario sí o sí tener acceso al correo que fue enviado a la casilla de intercambio.

Es común que el SII bloquee o limite el timbraje de folios (generación de archivos CAF) cuando el contribuyente tiene “situaciones pendientes”.

Cuando esto ocurre, no será posible firmar los DTE ni tampoco generar los PDF y no existe nada que el proveedor de facturación electrónica pueda hacer para resolver esta situación.

La única solución es tomar contacto con el SII para consultar y solucionar las situaciones que originan este problema.

Instrucciones

1. Indicar al funcionario que “la plataforma del SII no les está autorizando la generación de nuevos archivos CAF” y presentar una impresión del error que muestra la página del SII al intentar timbrar folios (ver más abajo). Se recomienda no mencionar otros temas ya que confundirán al funcionario y entorpecerán la solución del problema.
2. Solicitar al funcionario que le explique cuales son esas “situaciones pendientes” y resolverlas.
3. Si ya estaban emitiendo documentos, solicitar al funcionario que les autorice el timbraje de suficientes folios para poder seguir facturando mientras se trabaja en resolver las situaciones pendientes.

Comunicación con el Funcionario del SII

Es importante advertir que, al ser facturador electrónico con “Software de Mercado”, el funcionario del SII generalmente les responderá que “el timbraje de folios debe ser realizado por su proveedor del Software de Mercado”.

Producto de esta respuesta genérica por parte del funcionario del SII, el contribuyente muchas veces se confunde, creyendo que es un problema que debe resolver su proveedor y, en este caso, lamentablemente tiende a dilatar la solución del problema.

Por lo tanto, es muy importante aclarar al funcionario que es la página del SII la que no está autorizando la descarga de archivos CAF al proveedor del Software de Mercado.

Verificar si el SII autoriza Timbraje

Comunmente la respuesta del funcionario del SII es “no existe ningún bloqueo para timbrar folios” o “ahora fue solucionado y ya podrán timbrar folios”, y generalmente el contribuyente sigue bloqueado en el SII sin poder timbrar nuevos folios. Esto ocurre porque los funcionarios no están correctamente capacitados para identificar y solucionar los problemas que impiden timbrar folios.

Por lo tanto, recomendamos siempre permanecer físicamente en el SII hasta haber verificado personalmente que ya pueden realizar las operaciones de timbraje que se describirán a continuación.

1) Importar Timbrajes en Certificación

Si su empresa está en proceso de certificación, siga estas instrucciones para verificar si el SII les está autorizando a importar “archivos CAF” desde el SII:

1. Ingrese a https://maullin.sii.cl/cvc_cgi/dte/rf_reobtencion1_folios
2. Autentíquese con su certificado digital y contraseña (se deben solicitar al representante legal).
3. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
4. Ingrese los datos para acceder a un archivo CAF de factura electrónica u otro documento.
5. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

2) Timbrar Nuevos Folios en Certificación

Si su empresa está en proceso de certificación, siga estas instrucciones para verificar si el SII les está autorizando timbraje de folios en ambiente de certificación:

1. Ingrese a https://maullin.sii.cl/cvc_cgi/dte/of_solicita_folios
2. Autentíquese con el certificado digital y contraseña del representante legal
3. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
4. Seleccione el tipo de documento y la cantidad a timbrar (por ejemplo: 10)
5. Siga las instrucciones en pantalla hasta lograr descargar el archivo CAF.
6. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

3) Importar Timbrajes en Producción

Si su empresa ya completó el proceso de certificación, primero, es importante verificar que el SII los está autorizando a importar “archivos CAF” desde el SII:

1. Ingrese a https://palena.sii.cl/cvc_cgi/dte/rf_reobtencion1_folios
2. Autentíquese con su certificado digital y contraseña (se deben solicitar al representante legal).
3. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
4. Ingrese los datos para acceder a un archivo CAF de factura electrónica u otro documento.
5. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

4) Timbrar Nuevos Folios en Producción

Luego, se debe verificar si se cuenta con autorización para generar nuevos timbrajes en el SII:

1. Ingrese a https://palena.sii.cl/cvc_cgi/dte/of_solicita_folios
2. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
3. Seleccione el tipo de documento y la cantidad a timbrar (por ejemplo: 10)
4. Siga las instrucciones en pantalla hasta lograr descargar el archivo CAF.
5. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

Si pudo realizar ambas operaciones sin problemas, entonces significa que fue desbloqueado con éxito por el SII. Como último paso, comunique a soporte@superfactura.cl que el SII ha resuelto el problema.

Se adjunta como ejemplo la pantalla con el mensaje de error que podría recibir al intentar timbrar folios, el cual deberá mostrar al funcionario del SII para explicarle que el problema persiste:

Ver Folios Disponibles

Para consultar los folios disponibles en SuperFactura para emitir nuevos documentos, ingrese al menu Mis Contribuyentes, y haga click en el botón Folios Disponibles (en el lado derecho).

Para comenzar a implementar SuperFactura (integración con software propio y certificación ante el SII):

• Regístrese como usuario aquí:
  https://superfactura.cl/content/registrate

• Registre el contribuyente que emitirá las facturas aquí:
  https://superfactura.cl/content/mis-contribuyentes

  Al final de la página, presione el botón “Crear Contribuyente”.
  Si no cuenta con un certificado digital, solicítelo aquí:

En caso de tener alguna consulta, por favor, escríbanos a soporte@superfactura.cl.

SuperFactura permite descargar el archivo XML de envío, que es el archivo de intercambio de información entre proveedores, clientes y SII, con la información del DTE y una firma que le da validez al documento.

Para descargar el archivo XML de envío, ir al listado de documentos emitidos y ubicar el botón “XML” que está en la butonera de la derecha.

Una observación importante: Si no logra ver el botón, podría ser necesario mover la barra de desplazamiento del navegador al final de la página para poder visualizar el contenido que está a la derecha.

Finalmente, recordar que en caso de tener algún problema, puede solicitar ayuda a soporte@superfactura.cl.

El SII valida y puede rechazar documentos, lo cual le será informado mediante un informe enviado por E-Mail junto con las observaciones del SII y un link para corregir o anular los documentos.

Cuando un documento es rechazado por el SII, existen dos alternativas para resolver esta situación:

1. Anular el folio del documento con error y generar un documento nuevo. Anular un folio es equivalente a rayar un documento en papel con la frase “NULA”. Para anular un folio, ver instrucciones aquí.
2. Corregir el “XML”. Consiste en corregir el documento modificando manualmente su código XML. Es mucho más complejo que la primera opción, pero permite corregir un documento manteniendo el mismo número de folio. Ver instrucciones aquí.

Importante

• Un documento rechazado por el SII es un documento inválido, aún cuando haya sido impreso o enviado por E-mail al receptor. En la práctica, es como que el documento no existiera y, por lo tanto, tampoco le aparecerá al receptor en su Registro de Compras y Ventas.
• Un documento rechazado no podrá ser anulado mediante otro documento (Nota de Crédito o Nota de Débito).
• Cuando un docuemento es rechazado, su folio queda “disponible” y puede ser usado para corregir el documento.
• Se sugiere estar atento a los informes de errores que les enviará SuperFactura y corregir o comunicar oportunamente a sus clientes cuando alguno de sus documentos sea rechazado por el SII.

Observaciones

• Es recomendable que los desarroladores del Software Propio implementen validaciones de la información ingresada por el usuario antes de enviar el DTE a SuperFactura.
• SuperFactura detectará y reportará la mayoría de los errores antes de generarse el documento, sin embargo, algunos errores solo pueden ser detectados y reportados por el SII después imprimir y enviar el documento al SII (no se pueden validar a priori).
• El SII normalmente demorará algunos minutos en procear y validar un documento.
• Para consultar el estado de un documento, puede usar el botón “Revisar” en el menú “Documentos Emitidos”. SuperFactura realizará además diariamente revisiones automáticas de todos los documentos y enviará un reporte cuando se detecten errores que deben ser atendidos por el usuario.

En general, para el envío de DTEs se recomienda usar el formato JSON. Sin embargo, para los usuarios que ya tienen implementada la generación del DTE en formato XML, se les recuerda que teben tener en cuenta las siguientes consideraciones para que sus documentos no sean rechazados por el SII:

• No se debe enviar el tag <Folio>, ya que SuperFactura asigna los folios en forma centralizada. Esto permite una mejor gestión de los archivos CAF y, entre otras ventajas, facturar desde distintos Software, dispositivos (Web/móvil) y sucursales en forma paralela.
• En el tag <Documento ID=”xxx”> se debe enviar un ID único. Por ejemplo, se puede usar el ID “f-123” (donde 123 es un ID interno, no el folio).
• Algunos caracteres especiales deben ser reemplazados por sus respectivas entidades XML.

Actualización

A partir del periodo tributario de agosto 2017, los libros deben ser enviados únicamente a través del Registro de Compras y Ventas del SII.

La información que se presenta a continuación sólo aplica para la generación y envío de libros de periodos anteriores a agosto 2017.

Ingreso de Boletas y Vouchers al Libro Electrónico de Venta

Las boletas de venta (papel) deben ingresarse en el Libro de Venta en forma de resumen, usando el mismo formulario que se utiliza para ingresar documentos aunque parezca poco intuitivo.

Hacer click en el botón Agregar Documento e ingresar los siguientes datos:

• Tipo: seleccionar la opción Resumen Boletas
• Folio: ingresar la cantidad de documentos no anulados (no se indican los folios)
• Rececptor: seleccionar cualquier receptor, ya que el campo es requerido.
• Emisión: el primer día del mes tributario correspondiente al libro
• IVA y Montos: indicar sumas totales de las boletas

Las boletas anuladas se deben ingresar en un registro aparte de la misma forma indicada anteriormente, pero marcando además el casillero Anulado.

En el caso de los voucher Transbank, estos se deben ingresar igual que las boletas, pero usando el tipo Resumen Comprobantes Electrónicos.

SuperFactura ofrece un módulo de facturación para empresas constructoras que deben consignar el crédito especial del 65% en la venta de viviendas.

Este módulo es parte del servicio estándar de SuperFactura.

Consideraciones Importantes

• En SuperFactura, los montos de los detalles de la factura corresponden a montos netos (sin IVA). Es importante advertir que SERVIU ha entregado a algunos clientes instrucciones para emitir facturas en papel expresando montos brutos en los detalles (con IVA y restando el crédito del 65%). Por lo tanto, para evitar confusión, le sugerimos que al generar la factura electrónica se fije bien que los detalles se ingresen como montos netos. Cabe señalar que para convertir montos brutos a netos, se debe dividir por 1.0665, factor que corresponde al cálculo de 1 + 0.19 x (1 – 0.65) resultante de resolver la ecuación: bruto = neto + iva (19%) – crédito (65%).

 

SuperFactura se especializa en permitir facturar desde Software Propio, mediante la integración de la API SuperFactura.

Sin embargo, SuperFactura también ofrece la posibilidad de generar documentos tributarios a través de un módulo web, el cual puede resultar muy conveniente si necesita emitir documentos en paralelo o no soportados por el Software Propio.

Para emitir documentos con el Facturador Web de SuperFactura:

1. Ingrese al menú Documentos > Emitir
2. Complete los datos del documento, excepto los campos bloqueados, que se calcularán automáticamente.
3. Para agregar detalles, presione el botón Agregar Detalle que está debajo del formulario Detalles.
4. Si no está registrado el cliente, presione el botón con ícono de lupa para abrir el listado de clientes y presione el botón Agregar Registro.
5. Si necesita referenciar otros documentos (NC, ND y GD) debe presionar el botón Agregar Referencia.
6. Si el documento tiene referencias a otros documentos, debe presionar el botón Agregar Referencia.
7. Si el documento maneja impuestos adicionales (alcoholes, combustibles, etc), debe presionar el botón Agregar Impuesto Adicional.

Los documentos generados con el Facturador Web quedarán disponibles en el menú Documentos > Emitidos al igual que los documentos generados con la API. Ahí también podrá descargar las muestras impresas PDF y realizar otras operaciones.

Tenga presente que su Software Propio podría realizar otras funciones como, por ejemplo, modificar el stock de productos, lo cual no ocurrirá si emite el documento con el Facturador Web. En tales casos, será preferible facturar con el Software Propio. Generalmente los documentos generados con el Software Propio también quedarán disponibles en SuperFactura, pero los documentos generados con el Facturador Web no quedarán disponibles en el Software Propio.

Actualización

A partir del periodo tributario de agosto 2017, los libros deben ser enviados únicamente a través del Registro de Compras y Ventas del SII.

El módulo de envío de libros de SuperFactura seguirá disponible para subir los resúmenes de boletas emitidas via SuperFactura al Registro de Compras y Ventas del SII, y enviar libros de periodos anteriores a agosto 2017.

Para efectos de la declaración del F29, es importante destacar que:

• La información oficial de las ventas es la que se visualiza en SuperFactura.
• La información oficial de las compras es la que se visualiza en el Registro de Compras y Ventas del SII ya que los proveedores no siempre envían los documentos correctamente.

Envío de Libros

SuperFactura genera los libros de compra y venta en forma automática.

Los documentos de compra son recibidos via E-mail y agregados automáticamente al libro de compra.

Sin embargo, los documentos recibidos en papel o aquellos que no fueron enviados correctamente por el proveedor, deben ser ingresados manualmente.

Visualización de Documentos

Al hacer click sobre el folio de un documento, se abre la ficha del DTE presentando su XML y muestra impresa PDF.

En el caso de los documentos de compra electrónica recibidos, también es posible generar una muestra impresa de la factura para visualizar los detalles del documento electrónico en una forma más amigable.

Ingreso Manual de Documentos Recibidos

Si faltara algún documento y necesita ingresarlo manualmente, ver aquí.

Excluir Documentos o Declararlos en Otro Periodo

Los documentos de compra se cargarán al libro indicado por el campo Periodo Libro.

Si no ha seleccionado el campo Periodo Libro, estos se cargarán automáticamente en el mes tributario correspondiente a la fecha de emisión del documento.

Si necesita cargar el documento en un libro de otro mes, deberá:

1. Abrir el documento (en el libro de compras puede hacer click en el folio del documento)
2. En la ficha del documento, especifique un valor en el campo Periodo Libro indicando el mes tributario en el cual desea cargar dicho documento.

En caso de querer excluir un documento del libro,  debe marcar el campo Excluir del Libro.

Envío de Libros de Periodos Anteriores

Por defecto, SuperFactura sólo muestra los últimos periodos. Para revisar y enviar un libro anterior, se puede indicar el periodo en la URL. Por ejemplo, para Mayo 2016, se debe ingresar a:
http://superfactura.cl/content/enviar-libros?periodo=2016-05

Revisar Libros Recibidos por el SII

SuperFactura enviará siempre un informe con el resultado del envío de los libros y su revisión por parte del SII. Alternativamente, también es posible verificar la recepción y aceptación de los libros directamente en el portal del SII (requiere instalación del certificado digital).

Consideraciones Adicionales

• Los libros de compra, venta y guías se pueden enviar varias veces al SII simplemente presionando el botón de envío. El segundo envío se enviará al SII como una rectificación. Tenga además presente que el F29 debe ser consistente y que será necesario rectificarlo si la información cambiara.
• Para ingresar los resúmenes de boletas y vouchers al libro de ventas, ver este link.