Validación de Documentos por el SII

Cuando el SII recibe los documentos, realiza una validación de su información que comprende cuadraturas y revisión de documentos referenciados.

Se dice que el folio fue recibido si los documentos pasaron la validación del SII.

En cambio, si el folio sigue disponible, generalmente es por dos posibilidades:

  1. El DTE aún no ha sido recibido o validado por el SII. Los DTE’s se envían en forma inmediata al SII, pero los tiempos del SII para procesar y actualizar los cambios de estado de folio pueden variar según la congestión que tengan sus servidores. En el ambiente de certificación del SII, se han reportado tiempos de actualización de varias horas.
  2. El DTE fue rechazado por el SII. En este caso, podrá ver además en el campo “Observaciones SII” las razones del rechazo.

Generalmente durante las noches, SuperFactura revisa que todos los folios hayan sido recibidos.
En caso de que el SII rechace algún documento, SuperFactura genera y envía automáticamente un Informe de Errores, el cual instruye al usuario para corregir estos documentos inválidos. Este informe es todo lo que necesita un usuario para verificar que todos sus documentos fueron generados correctamente.

Para los usuarios más curiosos, se ofrece además el botón Revisar en el menú de Documentos Enviados para consultar el estado de un folio en el SII.

¿Que hacer si no recibo los DTE de mi proveedor?

Cuando su proveedor emite un DTE, éste es enviado al SII y, aparte, a una casilla de intercambio, que es similar a un buzón de correo donde se reciben los documentos que le envían sus proveedores.

El envío se realiza a través de un correo electrónico con un archivo adjunto (XML) que contiene toda la información del DTE.

Los documentos recibidos en la casilla de intercambio pueden ser luego visualizados en el menú “Documentos Recibidos” usando el botón “Ver PDF”.

Antes de seguir leyendo, debemos adelantar que lamentablmente el sistema de intercambio de información a través de correo electrónico no es 100% confiable, por lo cual, recomendamos siempre revisar los documentos directamente en el Registro de Compras y Ventas del SII.

Si detecta que faltan documentos en el menú “Documentos Recibidos” de SuperFactura, es porque el documento no ha sido enviado a la casilla de intercambio correcta.

¿Como solucionar el problema?

Para resolver el problema, es clave identificar si el documento fue emitido antes o después de comenzar a ser facturador con SuperFactura.

Documentos Emitidos con Anterioridad

Si el documento que falta fue emitido antes de comenzar a ser facturador electrónico con SuperFactura, eso quiere decir que el documento fue recibido por su proveedor anterior.

Si su proveedor anterior era el SII (portal “MIPYME”), entonces pueden solicitar a soporte@superfactura.cl la importación de documentos desde  el respaldo MIPYME a SuperFactura.

Documentos Emitidos con Posterioridad

Si los documentos que faltan fueron emitidos con posterioridad de comenzar a ser facturador electrónico con SuperFactura, se pueden dar dos escenarios:

a) Si solo faltan algunos documentos, pero hay otros, entonces es muy probable que uno o más proveedores aún estén enviando los DTE a la casilla de intercambio de su sistema de facturación anterior. Por lo tanto, si Ud. aún tiene acceso a su sistema anterior, debe revisar si los documentos fueron recibidos ahí.

Los sistemas de facturación debieran actualizar las casillas de intercambio por lo menos una vez al día, sin embargo, no siempre lo hacen así. Por lo tanto, si no recibió un documento específico pero otros sí, le recomendamos contactar a su proveedor y solicitarle que reenvíe dicho documento a la casilla de intercambio de SuperFactura.

Lamentablemente el SII no ofrece ninguna posibilidad de recuperar estos archivos y la única forma es solicitarlos directamente al proveedor que emitió el documento.

b) Si faltan todos los documentos, es posible que esté mal configurada la casilla de intercambio, lo cual se abordará a continuación.

Documentos Recibidos en otra Casilla

En algunos casos, los contribuyentes modifican las casillas de intercambio configuradas en el SII y luego reciben los DTE en una casilla propia en vez de recibirlos en SuperFactura.

Si ha recibido los correos con archivos XML adjuntos en alguna casilla a la cual tiene acceso y desea cargarlos en SuperFactura, simplemente debe reenviar estos correos a la casilla de intercambio de SuperFactura.

Consulte el Registro de Compras y Ventas

El modelo de intercambio de información de DTE se basa en simples correos electrónicos con archivos adjuntos. Esto hace que el intercambio de información no sea 100% confiable, ya que muchos sistemas no realizan el envío correctamente o se topan con sistemas de bloqueo de correos electrónicos. Y aunque parezca poco intutitivo, este problema es incluso más común cuando se trata de empresas grandes, ya que estas suelen implementar sistemas de facturacion propios en vez de utilizar soluciones ampliamente probadas por miles de contribuyentes.

Por esta razón, Ud. debe siempre revisar los documentos recibidos en el Registro de Compras y Ventas del SII, donde encontrará todos los documentos recibidos y además podrá dar los acuses de recibo o rechazo cuando corresponda.

Lamentablmente el listado del SII sólo presenta montos totales y no los detalles, así que en caso de necesitar ver los detalles del documento, es necesario sí o sí tener acceso al correo que fue enviado a la casilla de intercambio.

SII no autoriza timbraje de nuevos folios

Es común que el SII bloquee o limite el timbraje de folios (generación de archivos CAF) cuando el contribuyente tiene “situaciones pendientes”.

Cuando esto ocurre, no será posible firmar los DTE ni tampoco generar los PDF y no existe nada que el proveedor de facturación electrónica pueda hacer para resolver esta situación.

La única solución es tomar contacto con el SII para consultar y solucionar las situaciones que originan este problema.

Instrucciones

  1. Indicar al funcionario que “la plataforma del SII no les está autorizando la generación de nuevos archivos CAF” y presentar una impresión del error que muestra la página del SII al intentar timbrar folios (ver más abajo). Se recomienda no mencionar otros temas ya que confundirán al funcionario y entorpecerán la solución del problema.
  2. Solicitar al funcionario que le explique cuales son esas “situaciones pendientes” y resolverlas.
  3. Si ya estaban emitiendo documentos, solicitar al funcionario que les autorice el timbraje de suficientes folios para poder seguir facturando mientras se trabaja en resolver las situaciones pendientes.

Comunicación con el Funcionario del SII

Es importante advertir que, al ser facturador electrónico con “Software de Mercado”, el funcionario del SII generalmente les responderá que “el timbraje de folios debe ser realizado por su proveedor del Software de Mercado”.

Producto de esta respuesta genérica por parte del funcionario del SII, el contribuyente muchas veces se confunde, creyendo que es un problema que debe resolver su proveedor y, en este caso, lamentablemente tiende a dilatar la solución del problema.

Por lo tanto, es muy importante aclarar al funcionario que es la página del SII la que no está autorizando la descarga de archivos CAF al proveedor del Software de Mercado.

Verificar si el SII autoriza Timbraje

Comunmente la respuesta del funcionario del SII es “no existe ningún bloqueo para timbrar folios” o “ahora fue solucionado y ya podrán timbrar folios”, y generalmente el contribuyente sigue bloqueado en el SII sin poder timbrar nuevos folios. Esto ocurre porque los funcionarios no están correctamente capacitados para identificar y solucionar los problemas que impiden timbrar folios.

Por lo tanto, recomendamos siempre permanecer físicamente en el SII hasta haber verificado personalmente que ya pueden realizar las operaciones de timbraje que se describirán a continuación.

1) Importar Timbrajes en Certificación

Si su empresa está en proceso de certificación, siga estas instrucciones para verificar si el SII les está autorizando a importar “archivos CAF” desde el SII:

  1. Ingrese a https://maullin.sii.cl/cvc_cgi/dte/rf_reobtencion1_folios
  2. Autentíquese con su certificado digital y contraseña (se deben solicitar al representante legal).
  3. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
  4. Ingrese los datos para acceder a un archivo CAF de factura electrónica u otro documento.
  5. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

2) Timbrar Nuevos Folios en Certificación

Si su empresa está en proceso de certificación, siga estas instrucciones para verificar si el SII les está autorizando timbraje de folios en ambiente de certificación:

  1. Ingrese a https://maullin.sii.cl/cvc_cgi/dte/of_solicita_folios
  2. Autentíquese con el certificado digital y contraseña del representante legal
  3. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
  4. Seleccione el tipo de documento y la cantidad a timbrar (por ejemplo: 10)
  5. Siga las instrucciones en pantalla hasta lograr descargar el archivo CAF.
  6. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

3) Importar Timbrajes en Producción

Si su empresa ya completó el proceso de certificación, primero, es importante verificar que el SII los está autorizando a importar “archivos CAF” desde el SII:

  1. Ingrese a https://palena.sii.cl/cvc_cgi/dte/rf_reobtencion1_folios
  2. Autentíquese con su certificado digital y contraseña (se deben solicitar al representante legal).
  3. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
  4. Ingrese los datos para acceder a un archivo CAF de factura electrónica u otro documento.
  5. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

4) Timbrar Nuevos Folios en Producción

Luego, se debe verificar si se cuenta con autorización para generar nuevos timbrajes en el SII:

  1. Ingrese a https://palena.sii.cl/cvc_cgi/dte/of_solicita_folios
  2. Ingrese el RUT del contribuyente y presione Continuar.
  3. Seleccione el tipo de documento y la cantidad a timbrar (por ejemplo: 10)
  4. Siga las instrucciones en pantalla hasta lograr descargar el archivo CAF.
  5. Si se le presenta un error, muéstrelo al funcionario y solicítele nuevamente una solución.

Si pudo realizar ambas operaciones sin problemas, entonces significa que fue desbloqueado con éxito por el SII. Como último paso, comunique a soporte@superfactura.cl que el SII ha resuelto el problema.

Se adjunta como ejemplo la pantalla con el mensaje de error que podría recibir al intentar timbrar folios, el cual deberá mostrar al funcionario del SII para explicarle que el problema persiste:

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Ver Folios Disponibles

Para consultar los folios disponibles en SuperFactura para emitir nuevos documentos, ingrese al menu Mis Contribuyentes, y haga click en el botón Folios Disponibles (en el lado derecho).